Модернізація управлінського обліку в АТП
В даний час в нашій економіці відбуваються спроби впровадження інноваційних рішень, що підвищують ефективність. Проте, ці процеси відбуваються досить поволі, що не раз наголошувалося з найвищих трибун. Це пов'язаний як з менталітетом, так і з банальним небажанням збільшувати прозорість бізнесу, що б мати можливість ловити рибку в каламутній воді. Наприклад, в автотранспортній галузі можна спостерігати випадки розкрадань пального, запчастин, і витратних матеріалів нечистими на руку співробітниками. Очевидно, що впровадження передових технологій управління, а перш за все електронного документообігу допоможуть керівникові виявити приховані резерви підприємства. Тільки застосування програми по обліку путніх листів дозволить зменшити витрату пального, присікти виконання лівих рейсів, скоротити управлінський персонал.
Як будь-які нововведення автоматизація обліку путніх листів часто зустрічає активний опір співробітників автогосподарства. Це може бути пов'язано з невмінням і небажанням працювати на комп'ютері, а також з тим, що програма робить прозорими все бізнес-прроцесси. Очевидно, що програма видасть тільки що, що в неї закладе диспетчер. Як відомо в бланку путнього листа указується витрата палива по нормі і фактичний. Відповідно, якщо водій зливатиме паливо, то програма вкаже на перевитрату пального. Необхідно також своєчасно вносити путні листи до програми, щоб не порушувалося ланцюжок пробігів.
Для достовірного обліку палива до кожного путнього листа має бути прикладений чек про заправку, якщо вона проводилася за готівковий розрахунок. Якщо заправка проводиться по талонах, то кожну заправку необхідно враховувати, використовуючи заправні відомості. Вони також заносяться в комп'ютер.
Коли на підприємстві багато машин, то потрібно організувати роботу інформаційної системи через мережу. Особливістю такої роботи є те, що для кожного співробітника можна набудувати права доступу. Наприклад, диспетчер може тільки вводити путні листи в базу даних, але не має можливості міняти норми витрати палива. При цьому фізично база даних путніх листів знаходиться на одному комп'ютері, який називається сервером.
При виписці путнього листа необхідно заповнювати маршрутний лист або завдання водієві. Це є вимогою податкових органів, оскільки для списання пального слід обгрунтувати те, що автомобіль використовувався по виробничих потребах. Підставою для списання є маршрути в путньому листі. Якщо маршрути постійні, наприклад, при перевезенні пасажирів, то оптимальним вихід є використання довідника маршрутів.
Безпеці дорожнього руху в даний час приділяється багато часу. Підтримка автомобіля в працездатному стані є наслідком своєчасного проходження технічного обслуговування. Оскільки нормативи на ТЕ прив'язані до пробігів, то при веденні обліку путніх листів в програмі, пробіги по ТЕ-1 і ТЕ-2 розраховуються автоматично. При цьому також можна розрахувати середньодобовий пробіг, щоб спланувати ТЕ на попередні періоди.
Очевидно, що застосування нових технологій вимагає і нового мислення від керівників. Застосування системи управління автопідприємством дає їм нові можливості, а їх бізнесу – друге дихання.
Компанія Борника
облік путніх листів